Arquivo digital: menos papel, mais eficiência

O trabalho diário nos diversos setores dos governos gera um acúmulo de papel que, não podendo ser descartado, acaba sendo arquivado em pastas e mais pastas. Nos arquivos municipais, ocasionalmente visitados por órgãos fiscalizadores e auditores, concentram-se os papéis que fazem parte da administração pública, são processos que registram, por exemplo, as movimentações financeiras de uma determinada gestão.

A relevância desses arquivos é incontestável - e sua existência é obrigatória por Lei. Porém, imagine ter que localizar um determinado documento em questão de minutos, algo impossível para quem tiver de buscá-lo nesses arquivos. Esse é um dos motivos que têm levado os governos a aderir à digitalização dos seus documentos, e mais ainda, gerenciando e disponibilizando o arquivo numa plataforma digital, de fácil acesso, com preservação e segurança garantidas.

Mas, o chamado Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou simplesmente GED, vai além da digitalização de um dado documento. É um grupo de tecnologias dividido em cinco etapas: captação, gerenciamento, armazenamento, distribuição e preservação dos dados. Para isso conta com softwares específicos e scanners modernos, além de uma estrutura voltada para a recepção, manuseio e armazenamento do arquivo físico. A implantação de um arquivo digital através do GED é vista como uma solução eficiente para as operações que envolvem consultas e buscas de documentos já arquivados.

São muitas as vantagens para os usuários de um sistema GED: possibilita o controle sobre o acesso aos documentos; facilita auditorias; alta velocidade e precisão na localização de documentos; disponibilização instantânea de documentos sem limites físicos; eliminação de fraudes; aproveitamento de espaço físico; evita extravio ou falsificação de documentos; integração com outros sistemas e tecnologias; mais agilidade nas transações entre empresas ou órgãos; melhor atendimento e maior eficácia na prestação de serviços, pois reduz o tempo e proporciona respostas precisas e instantâneas; e, entre outras coisas, permite a recuperação de documentos em caso de perdas ou danos no arquivo físico.

Com tantas vantagens, dá para entender o porquê que a cada dia é mais freqüente a adoção dos serviços de digitalização por empresas e, principalmente, pelos setores públicos. Já vivemos em um mundo totalmente digitalizado e as administrações públicas não devem ficar de fora dessa realidade, têm que se adaptar e adotar as tecnologias que facilitam a rotina de trabalho e garantem mais eficiência no serviço público. A era digital não é coisa do futuro, está mais que presente em nossas vidas!

Ailton Fernandes, jornalista e coordenador de GED da ADM Pública Digital

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